Загрузка...Объекты базы данных access
Основные объекты СУБД MS Access;
Система управления базами данных (СУБД) MS Access является системой управления реляционными БД, работающей в среде Windows XP. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. СУБД позволяет создавать приложения, работающие в среде Windows и полностью соответствующие потребностям заказчика.
В состав СУБД входят средства управления таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями как самостоятельными объектами, хранящимися в одном файле БД (расширение .mdb). Благодаря этому создание связанных объектов и проверка целостности данных значительно облегчаются.
Кратко рассмотрим состав файла БД и архитектуру СУБД.
СУБД называет объектами все, что может иметь имя. В БД Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — это объект, определяемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира, например о клиентах фирмы. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта (столбцов) и их свойства, например фамилию, телефон и адрес клиента. Тело содержит кортежи (строки), каждая строка представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта. Например, информация о клиенте:
Семенов; 75-48-09; г. Рязань, ул. Полевая, 20.
Для каждой таблицы можно определить первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой строки, один или несколько индексов, обеспечивающих упорядоченность записей, и другие свойства.
При работе с Access таблицы являются одним из основных объектов, на их базе осуществляется построение всех других элементов, таких, как формы, запросы и отчеты. В таблице собираются данные по конкретной теме, например вся информация о клиентуре фирмы. Каждая строка данных таблицы клиентов содержит информацию об определенном клиенте. Информация эта может быть неоднородна, и поэтому строка состоит из нескольких разнотипных полей, содержащих фамилию клиента, его телефон, адрес, номер счета и т. д.
БД Access может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится информация на одну тему. В одной таблице могут храниться сведения о клиентах, в другой — о всех торговых договорах, которые заключены с теми или иными клиентами, в третьей — информация о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы, в четвертой — инвентаризационный список складского фонда, в пятой — сроки проведения выставок и презентаций и т. д.
Запрос — это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких базовых таблиц и других запросов. В запросе можно указать условия, которым должны удовлетворять данные. Благодаря этому запрос позволяет из большого массива информации, хранимой в БД, извлекать только нужные данные. Для создания запроса используют запрос по образцу (QBE) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.
Форма — это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования заказчика к представлению данных из таблиц и запросов. Формы можно распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру, выполняющие определенную обработку данных.
Отчет — это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, его можно просмотреть на экране.
Макрос — это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые будут выполняться в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществить проверку значения поля при изменении его содержимого. Можно из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Модуль — это объект, содержащий программы на Microsoft Access Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.
Все объекты в СУБД Access могут быть созданы пользователем с помощью конструктора или с помощью различных мастеров. Мастера помогают пользователю в режиме диалога создавать объекты, дают подсказки, предлагают свои решения, что облегчает работу начинающим и непрофессиональным пользователям.
Такие объекты, как формы и отчеты, состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.
Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые можно настраивать объекты и элементы управления.
Основные объекты СУБД MS ACCESS
УРОК №1
Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.
База данных (БД)– это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.
Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Базы данных бывают фактографические и документальные. Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.
Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.
Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.
Требования к СУБД:
• возможность манипулирования данными;
• возможность поиска и формирование запросов;
• обеспечение целостности (согласованности) данных;
• обеспечение защиты и секретность.
Основные возможности СУБД:
• обновление, пополнение и расширение БД;
• высокая надежность хранения информации;
• вывод полной и достоверной информации на запросы;
• средства защиты информации в БД.
Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.
Основные объекты СУБД MS ACCESS
Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.
Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.
Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.
Для каждого поля задается тип данных, которые могут находиться в нем:
• текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;
• поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);
• числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);
• дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;
• денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;
• счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;
• логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;
• поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;
• гиперссылка – гиперссылка хранит путь к месту назначения, например, к объекту, документу или Web-странице в Internet;
• мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.
Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства:
• размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;
• новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;
• формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;
• число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;
• маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: —.—.—. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» — значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ##–###––01;
• подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;
• значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;
• условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;
• сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;
• обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;
• пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;
• индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.
Работа с СУБД MS Access
Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.
Объекты Microsoft Access
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .
4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .
6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.
СУБД Access. Объекты БД
СУБД Access поставляется в пакете MicrosoftOfficeProfessional и позволяет создавать базы данных, реляционного типа. БД Access представляет собой файл с расширением .mdb (MicrosoftDataBase) и состоит из набора объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. Создание и выбор объекта выполняется в основном окне программы. Каждый из объектов базы данных Access имеет свое имя, но все они хранятся на диске в одном файле. Имена объектов разного типа могут совпадать (таблица Товары и форма Товары).
Таблицы – это основной объект хранения информации в базе данных, представляющий собой совокупность двумерных таблиц, связанных между собой.
Запросы – это объект базы данных, выполняющий отбор сведений или изменение существующих данных по желанию пользователя.
Источником данных для запроса могут служить одна или несколько связанных между собой таблиц или другой запрос.
Формы – это объект базы данных, предназначенный для более удобного просмотра и редактирования данных таблиц, имеет вид экранного бланка, позволяющего просматривать содержимое таблицы или запроса построчно, т.е. по одной записи за раз.Форма может содержать графические объекты и элементы управления.
Источником данных для формы могут служить одна или несколько связанных между собой таблиц или запрос.
Отчеты – это объект базы данных, представляющий собой выборку сведений из базы данных, подготовленную к печати на принтере.
Источником данных для отчета могут служить одна или несколько связанных между собой таблиц или запрос.
Страницы – это объекты базы данных, подготовленные к просмотру через Internet.
Макросы – это программы на Visual Basic, автоматизирующие последовательность действий.
Модули – это программы, расширяющие функциональные возможности СУБД Access.
Создание и редактирование объектов базы данных в Access
Объекты БД могут быть созданы в режиме конструктора, мастера, автоматическом режиме (автоформа, автоотчет). Таблицы можно создавать также в режиме таблицы.
Режим Конструктора применяется для создания и настройки вида и свойств объектов БД: таблиц, форм, запросов, отчетов. В этом режиме нельзя вводить или менять записи, но можно изменить параметры, структуру, свойства объектов. В режиме конструктора для создания надписей, кнопок, полей со списком, рисунков, вкладок, подчиненных форм можно использовать панель элементов.
Мастер объекта –это подпрограмма, которая позволяет создавать объект в пошаговом режиме, выбирая настройки объекта из предлагаемых вариантов.
Таблицы в Access
Основу реляционной базы данных составляет совокупность связанных между собой двумерных таблиц, строки которых называют записями, а столбцы – полями.
Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:
каждый элемент таблицы – один элемент данных;
все ячейки в столбце таблицы однородные, то есть все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т. д.);
каждый столбец имеет уникальное имя;
одинаковые строки в таблице отсутствуют;
порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
Поле – это столбец таблицы, содержащий однородную информацию о разных объектах.
Каждое поле имеет уникальное имя и набор признаков (свойств), указывающих, какого вида данные может хранить данное поле. Основными свойствами поля являются тип и размер, которые можно задать в режиме конструктора.
В базах данных Access различают девять типов полей:
Текстовый – набор букв, цифр и других символов, длиной не более 255 символов;
Числовой – целые или вещественные числа;
МЕМО – текст переменной длины с максимальным объемом 64000 байт;
Дата/время – дата и время;
Денежный – число, к которому автоматически добавляется выбранная денежная единица;
Логический – логическое значение Истина или Ложь;
Объект OLE (ObjectLinkingandEmbedding) – объекты других программ, рисунки; объект OLE связан со «своей» программой (ассоциирован), которая может его дополнительно обработать;
Счетчик – уникальное число, в каждой новой записи автоматически увеличивается на 1;
Гиперссылка – адрес Интернет ресурса.
Запись – это строка таблицы, которая содержит разнородную информацию об одном объекте. Записи не имеют имен, поэтому для однозначного их определения один из столбцов, содержимое которого не может повторяться, делают ключевым.
Ключевое поле
Ключевое поле – это столбец, с неповторяющимися данными, однозначно определяющий каждую запись таблицы. Создается в режиме конструктора. Различают три вида ключевых полей:
Ключевое поле«Счетчик» – в этом поле каждой записи таблицы присваивается уникальный порядковый номер.
Простой ключ – это столбец таблицы, содержащий заведомо уникальные, не повторяющиеся значения.
Составной ключ– несколько столбцов таблицы, комбинация которых является уникальной.
В общем случае ключи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный.
Первичный ключ – это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей — составным ключом.
Вторичный (внешний) ключ – это одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц. Значение вторичного ключа может повторяться в нескольких записях и не является уникальным.
Если по значению первичного ключа может быть найден один-единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей.
В поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.
Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.
Поле Подстановки позволяет организовать ввод значений в поля таблицы путем выбора данных из списка фиксированных значений вводимых пользователем или значений, подставляемых из другой таблицы. ПолеПодстановки создается в режиме конструктора при задании типа данных с помощью мастера подстановок или при задании свойств на вкладке подстановка.
§ 3.6. Связи между таблицами базы данных
Реляционная база данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, связанных между собой. Установку и настройку связей в БД Access осуществляют в окне Схемы данных. Связь между двумя таблицами осуществляется по двум столбцам этих таблиц с одинаковым содержимым. Связываемые поля могут по-разному называться, но значения, тип и размер данныхв них должны совпадать.
Существует три типа связей:
Связь один к одному (1 – 1) предполагает, что одной записи первой таблицы соответствует только одна запись второй таблицы. Поля связи в обеих таблицах являются ключевыми.
При связи один ко многим (1 – ¥ или ¥ – 1) одной записи главной таблицы (1) могут соответствовать несколько записей подчиненной таблицы (¥). Поле связи в главной таблице должно быть ключевым, а в подчиненной таблице – не ключевым.
Связь многие ко многим (1 – ¥ – 1) означает, что каждой записи первой таблицы может соответствовать несколько записей второй таблицы и наоборот. Связь многие ко многим между двумя «главными» таблицами осуществляется через третью таблицу, подчиненную обеим главным таблицам, с помощью связей один ко многим.
При определении связи дополнительно можно задать условие целостности связанных данных и каскадного обновления связанных полей (при обновлении данных в одной из связанных таблиц меняются связанные данные в другой).
Объекты Access: описание, характеристики и особенности применения
В состав баз данных входят сущности, без которых она не может существовать. Эти сущности носят название объектов БД и определяют действия, которые выполняются в СУБД. Объекты базы данных Access – это элементы, что хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.
Основные объекты БД Access
Перечислим основные объекты.
- Таблицы – главные элементы БД, без которых она не может существовать. Именно в них содержатся данные.
- Формы представляют собой интерфейсное отображение таблиц, это окна, в которых работают пользователи БД.
- Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации и удаления существующих элементов таблиц.
- Отчеты предоставляют данные в необходимых пользователям виде и структуре с подведением итогов и сбором статистики.
- Макросы – это программные единицы БД. Их задача – выполнение необходимых действий при наступлении определенных событий.
- Модули – объекты базы Access. Они реагируют на изменения, происходящие в БД, или выполняют независимые задачи.
Таблицы
Таблицы баз данных представляют собой базовые элементы, в которых хранится информация. В реляционных БД таблицы называют отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называют записями, в каждой из них содержится информация, касающаяся одного элемента. В столбцах содержатся параметры таблицы. Столбцы носят название полей БД.
Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для нее указываются атрибуты – свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access – «Таблицы» – в режиме конструктора в правой части экрана определяются свойства таблицы. Здесь устанавливаются основные и подчиненные поля, ориентация и режим по умолчанию, определяется описание и т. д.
В нижней части экрана задаются свойства для каждого из полей. Набор параметров меняется в зависимости от типа поля. Здесь задаются общие свойства столбца и указывается подстановка для полей числового или текстового типов: список либо поле со списком. Параметры для подстановки тоже указываются здесь: источник данных, заголовок, формат, доступность изменений и т. д.
Между таблицами существуют связи, определяемые ключами – полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи – это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи.
Формы
Формы – объекты в Access, которые используются для удобства работы пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создают формы, позволяющие вводить и изменять данные.
На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета» и, собственно, в режиме «Формы».
В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» – техническое, не подлежит изменению и не нужно для демонстрации пользователю базы. Поэтому его удаляют из формы, оставляя только те поля, значения в которых нужно добавлять или менять.
Свойства формы и каждого из отображаемых полей – объектов формы Access – размещены справа. Здесь задают, как выглядит окно редактирования данных (вкладка «Макет»), откуда брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении отдельных событий (вкладка «События») и другие свойства.
Запросы
Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Наиболее популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, отвечающих заданным условиям, и вывести их в необходимом виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.
Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее.
Используются также запросы на добавление и изменение существующих записей, равно как и удаление строк, соответствующих заданным условиям.
Отчеты
Отчеты – объекты в Access, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги.
Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее.
Свойства отчета указываются в окне справа. Там же задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовков, элементов управления, области данных и т. д.
Так выглядит готовый отчет по шаблону:
Макросы
Еще один из основных объектов Access – макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые нужно выполнить при наступлении определенного события. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и предусмотренных системой макрокоманд различного назначения.
Макрокоманды предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами БД, установки фильтров и обработки записей таблицы и т. д. В качестве примера ниже показано добавление простого макроса, который запускается при нажатии на кнопку «Отмена» формы «Клиенты». Его задача состоит в том, чтобы просто закрыть форму, не сохраняя введенную в нее информацию.
Модули
Модули – объекты в Access, которые представляют собой процедуры и функции, использующиеся для реакции на события в базе или для вычислений. Они разрабатываются с помощью кода VBA – Visual Basic for Application. Это специальный язык для написания кода в программах Microsoft Office – Access, Word и Excel.
Для формы клиентов сделаем поле «Возраст» вычисляемым. Для этого в режиме «Конструктора» формы выделим необходимое поле и выберем в окне свойств на вкладке «События» процедуру обработки события «Получение фокуса».
Напишем модуль обработки:
Private Sub Возраст_GotFocus()
Возраст.Value = DateDiff(«yyyy», [Дата рождения], Date)
Теперь при переходе между записями и фокусе на поле «Возраст» значение этого поля рассчитывается автоматически.
Следует понимать, что не является объектом Access, например, ключ таблицы, несмотря на то, что он используется для хранения информации. Ключ – часть таблицы, а не самостоятельный элемент базы данных.
Приведенная в статье информация поможет понять, что такое объекты баз данных, какими свойствами они обладают и какие функции выполняют.
